Workflow Automation: คู่มือฉบับเข้าใจง่ายสำหรับธุรกิจยุคใหม่
Workflow Automation: คู่มือฉบับเข้าใจง่ายสำหรับธุรกิจยุคใหม่
ในโลกธุรกิจปัจจุบันที่ทุกอย่างต้องรวดเร็วและแม่นยำ ลองจินตนาการถึงงานเดิมๆ ที่คุณต้องทำซ้ำๆ ทุกวัน เช่น การคีย์ข้อมูลจากเอกสารเข้าสู่ระบบ, การเดินเอกสารเพื่อขออนุมัติ, หรือการกระทบยอดบัญชีที่ใช้เวลานาน งานเหล่านี้แม้จะจำเป็นแต่ก็กินเวลาอันมีค่าของพนักงานไปอย่างน่าเสียดาย
แต่จะดีกว่าไหม ถ้ามีตัวช่วยที่ทำให้งานเหล่านี้กลายเป็นเรื่องง่ายและจบได้โดยอัตโนมัติ? นั่นคือสิ่งที่เรียกว่า Workflow Automation
เริ่มต้นจากพื้นฐาน: Workflow คืออะไร?
ก่อนที่เราจะไปพูดถึงการทำ Automation เรามาทำความเข้าใจคำว่า Workflow กันก่อน Workflow หรือ "กระบวนการทำงาน" ก็คือลำดับขั้นตอนของงานที่ต้องทำเพื่อให้บรรลุเป้าหมายใดเป้าหมายหนึ่งลองนึกถึงกระบวนการง่ายๆ ในชีวิต
ประจำวัน เช่น การสั่งกาแฟ
- เดินไปที่เคาน์เตอร์
- บอกเมนูที่ต้องการ
- พนักงานรับออเดอร์
- ชำระเงิน
- พนักงานชงกาแฟ
- รับกาแฟ
แล้ว Workflow Automation คืออะไร?
เมื่อเราเข้าใจ Workflow แล้ว การทำ Workflow Automation ก็คือการนำเครื่องมือหรือระบบเข้ามาทำให้กระบวนการทำงานเหล่านี้เป็นไปอย่างอัตโนมัติ โดยที่เราไม่ต้องเข้าไปยุ่งเกี่ยวในทุกขั้นตอนอีกต่อไป
ยกตัวอย่างเช่น จาก Workflow การสั่งกาแฟที่ต้องเดินไปสั่งด้วยตัวเอง เราก็แค่กดสั่งผ่านแอปพลิเคชัน จากนั้นระบบจะจัดการตั้งแต่การรับออเดอร์, ส่งคำสั่งไปยังพนักงานที่เคาน์เตอร์, และแจ้งเตือนเมื่อกาแฟเสร็จเรียบร้อย ทั้งหมดนี้เกิดขึ้นโดยอัตโนมัติและรวดเร็วกว่าการทำด้วยมือ
ประโยชน์ที่คุณจะได้รับจาก Workflow Automation
การนำ Workflow Automation มาใช้ไม่ได้แค่ทำให้งานเร็วขึ้น แต่ยังช่วยยกระดับการทำงานขององค์กรในภาพรวม โดยสรุปแล้ว ประโยชน์หลักๆ ของ Workflow Automation มีดังนี้
-
ประหยัดเวลาและลดต้นทุน
เปลี่ยนงานที่กินเวลาและต้องใช้แรงงานคนให้กลายเป็นระบบอัตโนมัติ ทำให้พนักงานมีเวลาไปมุ่งเน้นงานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์และงานที่สร้างคุณค่าสูงให้กับองค์กรได้มากขึ้น
-
ลดข้อผิดพลาด (Human Error)
เมื่อระบบทำงานตามกฎเกณฑ์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าอย่างแม่นยำ ความผิดพลาดที่เกิดจากความเหนื่อยล้าหรือความไม่รอบคอบของเราก็ลดลงอย่างมีนัยสำคัญ
-
เพิ่มความโปร่งใสและตรวจสอบได้
ทุกขั้นตอนของ Workflow จะถูกบันทึกไว้ในระบบอย่างเป็นระเบียบ ทำให้คุณสามารถตรวจสอบสถานะงานและความคืบหน้าได้ตลอดเวลาแบบ Real-time ซึ่งช่วยให้การบริหารจัดการงานเป็นเรื่องง่ายขึ้น
-
เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
การทำให้ Workflow ลื่นไหลและเป็นอัตโนมัติจะช่วยกำจัดคอขวด (Bottleneck) ในกระบวนการทำงาน ทำให้งานโดยรวมเสร็จเร็วขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ตัวอย่างการนำ Workflow Automation ไปใช้ในองค์กร
เพื่อให้เห็นภาพชัดเจนขึ้น เราขอยกตัวอย่างการนำ Workflow Automation ไปใช้ในสถานการณ์จริงที่องค์กรต่างๆ กำลังเผชิญอยู่
-
การจัดการข้อมูลลูกค้า
เมื่อลูกค้าใหม่ลงทะเบียนบนเว็บไซต์ ระบบจะทำการดึงข้อมูลและสร้างบัญชีในระบบ CRM รวมถึงส่งอีเมลต้อนรับลูกค้าโดยอัตโนมัติ
-
การบริหารจัดการคำสั่งซื้อ
เมื่อลูกค้าชำระเงินค่าสินค้า ระบบจะส่งคำสั่งซื้อไปยังคลังสินค้าเพื่อเตรียมจัดส่ง และแจ้งเตือนฝ่ายบัญชีเพื่อออกใบเสร็จรับเงิน
-
การคัดแยกอีเมล
ระบบจะทำการอ่านอีเมลที่เข้ามาและจัดประเภทโดยอัตโนมัติ หากเป็นอีเมลจากลูกค้าที่มีปัญหา ระบบจะสร้างตั๋ว (Ticket) ในระบบซัพพอร์ต และมอบหมายให้พนักงานที่เกี่ยวข้องรับผิดชอบทันที
-
กระบวนการรับพนักงานใหม่
เมื่อมีพนักงานใหม่ได้รับการว่าจ้าง ระบบจะส่งอีเมลแจ้ง HR เพื่อเตรียมเอกสาร รวมถึงส่งอีเมลต้อนรับพนักงานใหม่พร้อมข้อมูลที่จำเป็น
-
การอัปเดตข้อมูลทางการตลาด
การตั้งค่าให้ระบบทำการดึงข้อมูลการเข้าชมเว็บไซต์ หรือจำนวนยอดขายจากช่องทางต่างๆ และส่งข้อมูลสรุปเป็นรายงานประจำวันให้กับทีมการตลาด
เครื่องมือสำหรับสร้าง Workflow Automation
ปัจจุบันมีเครื่องมือสำหรับสร้าง Workflow Automation อยู่มากมาย โดยแต่ละประเภทก็มีจุดเด่นที่แตกต่างกันไป
-
แพลตฟอร์ม Low-Code/No-Code
เครื่องมือเหล่านี้ถูกออกแบบมาเพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถสร้างแอปพลิเคชันและ Workflow ได้ง่ายๆ โดยไม่ต้องเขียนโค้ดที่ซับซ้อน เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการความยืดหยุ่นและต้องการระบบที่ปรับเปลี่ยนได้ตลอดเวลา ตัวอย่างเช่น Joget แพลตฟอร์ม Low-Code ที่ช่วยให้ธุรกิจสร้างและจัดการ Workflow ที่ซับซ้อนได้อย่างเป็นระบบ
-
Workflow Automation Tool
เครื่องมือประเภทนี้เน้นไปที่การเชื่อมต่อระบบต่างๆ เข้าด้วยกัน ทำให้ Workflow ที่คุณสร้างสามารถทำงานร่วมกับแอปพลิเคชันที่คุณใช้อยู่เป็นประจำได้อย่างไร้รอยต่อ ตัวอย่างเช่น n8n ที่สามารถเชื่อมต่อกับแอปพลิเคชันนับร้อยเพื่อส่งข้อมูลจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งได้อย่างอัตโนมัติ
สรุป
Workflow Automation ไม่ใช่เพียงแค่เทคโนโลยี แต่เป็นหัวใจสำคัญของการทำงานในยุคดิจิทัลที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถเติบโตได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น การนำระบบอัตโนมัติเข้ามาช่วยจัดการงานที่ต้องทำซ้ำๆ จะช่วยปลดล็อกศักยภาพของพนักงานและช่วยให้องค์กรสามารถมุ่งเน้นไปที่การสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆ ได้อย่างเต็มที่
หากคุณกำลังมองหาวิธีที่จะทำให้ธุรกิจของคุณทำงานได้อย่างชาญฉลาดและรวดเร็วยิ่งขึ้น การเริ่มต้นศึกษาและนำ Workflow Automation มาประยุกต์ใช้คือหนึ่งในก้าวสำคัญที่คุณไม่ควรมองข้าม
